Mutaties importeren in Account View vanuit Hybrid SaaS
Om de mutaties automatisch in te lezen vanuit Hybrid SaaS naar Account View dient op de server aangegeven te worden voor welke administratie dit dient te gebeuren. Standaard staat de server ingesteld op het huidige boekjaar van de eerste administratie (indien er met meerdere administraties wordt gewerkt). In Account View is het mogelijk om te wisselen tussen de verschillende administraties. Hybrid SaaS geeft echter geen onderscheid in de verschillende administraties op het moment van exporteren.
Export vanuit Hybrid SaaS
Rechten correct instellen
In Hybrid SaaS zijn verschillende soorten exports beschikbaar. Om de juiste gegevens te kunnen exporteren dienen de rechten aangepast te worden.
Let op! De rechten kunnen op het niveau van de beveiligingsgroep naar ook op gebruikersniveau aangepast worden.
* Indien de knopjes voor het recht groen of rood zijn, is deze enkel van toepassing op de geselecteerde gebruiker
* Indien de knopjes voor het recht wit zijn, is deze enkel van toepassing op de gehele beveiligingsgroep. Iedere gebruiker in deze beveiligingsgroep zal het geselecteerde recht hebben.
Verschillende export mogelijkheden
Er zijn 3 verschillende menukeuzes: verkoopfacturen, inkoopfacturen en memoriaalboekingen.
Het is handig om de verschillende snelkoppelingen op het bureaublad te plaatsen. Klik vanuit het startmenu met de rechtermuisknop op het menu-item. Er verschijnt de keuze "Toon op bureaublad".
Tevens is het mogelijk om de naam van de snelkoppeling te veranderen, door met de rechtermuisknop op de snelkoppeling te klikken verschijnt de keuze "Naam wijzigen" Pas de naam aan en klik op "opslaan".
Regels exporteren
Selecteer de regels welke geëxporteerd dienen te worden en klik op de knop Account View.Verkoopfacturen:
Inkoopfacturen:
Memoriaalboekingen:
Regels exporteren
Nadat de bovenstaande actie is uitgevoerd verschijnt het onderstaande venster
Hierin zijn alle geëxporteerde bestanden en de (nieuwe) nog te exporteren bestanden weergegeven. Nieuwe bestanden zijn te herkennen aan het gele sterretje. Selecteer de regel met het sterretje en kies voor Download bestand. Bij de volgende melding wordt er gevraagd of het bestand opgeslagen of geopend dient te worden. Kies voor opslaan en sla het bestand op in een map op de computer.
De exports zullen automatisch worden opgeslagen in Hybrid SaaS. Indien gewenst kunnen bestanden alsnog worden opgeslagen op de computer zodat er een extra back up is.
Importeren exports in Account View
Ga naar Account View en kies bij Bestand voor Administraties.
Zorg dat de juiste administratie geselecteerd is en kies bij Document voor Importeren en vervolgens voor XML
Selecteer de juiste map om het bestand te selecteren. Ga naar de juiste map (waarin de exports zijn opgeslagen) en selecteer het bestand en kies voor importeren.
Sluit na het importeren de administratie.
Exporteren facturen naar GKS
In dit artikel zal worden beschreven welke stappen er gevolgd worden om facturen naar de black box van GKS te sturen
Het proces van een factuur blijft tot de stap van verstuurd hetzelfde, na deze stap zijn er een paar handelingen, Dit vindt allemaal op de achtergrond plaats.
Factuur verstuurd
Na het verzonden zetten van de factuur (Knop Verstuurd op dialoog factuur) zal de factuur in het GKS-proces terecht komen:
In plaats van direct als verzonden te worden aangemerkt, zal de factuur de status gemeld krijgen. Alle facturen die deze status hebben zijn terug te vinden via de menu optie Alle gemelde facturen.
Voor deze optie is een recht nodig (Menu: Gemelde facturen)
Proces doorsturen naar GKS
Na dit moment worden de facturen aangeboden bij GKS. Hierin worden ze voorzien van een btw-ticket, zolang de factuur geen btw-ticket heeft gekregen zal de factuur de status Gemeld houden.
Indien er nog een btw-ticket is toegewezen zal Hybrid SaaS elke 5 minuten proberen alsnog een btw-ticket te verkrijgen.
De procedure kan worden afgebroken doormiddel van de deblokkeer knop in de factuur, de factuur zal weer terugvallen in de status gecontroleerd.
Als er een btw-ticket is toegewezen kan je de factuur (vanwege wettelijke bepalingen) niet meer deblokkeren.
De historie
In de historie van de factuur is terug te vinden in welke procedure en de factuur zich bevind
Na het toewijzen van het btw-ticket zal de factuur automatisch de status verzonden krijgen
Btw-ticket nummer
Het is mogelijk om het btw-ticket nummer van GKS op de factuur te laten tonen. Dit kan doormiddel de veldcode: `{MERGEFIELD INVOICE_EXTERNAL_REFERENCE \* MERGEFORMAT}` toe te voeren aan het word document
Exporteren facturen naar Jupa
In dit artikel zal worden beschreven welke stappen er gevolgd dienen te worden om facturen via een bestand aan Jupa (Eijssink afrekensystemen http://www.eijsink.nl/Jupa/jupa.html)
Instellen stamgegevens
Wanneer je gebruik gaat maken van de koppeling zal Eijssink een leverancierscode verstrekken. Dit leveranciersnummer is een uniek kenmerk waarmee je organisatie bekent staat bij Eijssink. Vul de leverancierscode in bij Entiteiten
Gebruik hiervoor HOOFDLETTERS
Instellen e-mailadres bij relatie
Voor iedere afzonderlijke relatie, waar de facturen van naar Jupa gezonden dienen te worden, dient een e-mailadres ingesteld te worden. Dit adres kan bij betreffende relatie of bij Eijssink worden opgevraagd. Ga naar de contactgegevens van de relatie en voeg een e-mailadres toe. Zet het vinkje aan voor Export naar extern systeem en kies in het drop Down menu voor Jupa
Facturen Exporteren
Ga naar Facturen exporteren naar extern systeem. In dit venster zullen alle facturen worden weergegeven welke nog niet zijn geëxporteerd. Selecteer de facturen welke geëxporteerd dienen te worden en klik op exporteer selectie
Het versturen van de facturen naar Jupa is een handmatige actie. Het systeem stuurt dus niet automatisch de facturen naar Jupa.
Exports bekijken
Via de button Financiële exports is het mogelijk om de geëxporteerde bestanden te bekijken en indien wenselijk te controleren.
Selecteer de factuur en klik Download bestand om de betreffende export te downloaden.
Het bestandsformaat betreft een zogenaamd ASCII bestand. Het is gewoon mogelijk om deze met bijvoorbeeld Notepad te openen.
Beschrijving van de content van de export
Op het eerste gezicht is het lastig om te kijken welke gegevens er in de export te zien zijn. In deze rubriek zal worden uitgelegd wat alle genoemde onderdelen betekenen. Op deze manier is het mogelijk om het bestand te begrijpen bij eventuele onduidelijkheden.
1. Er volgt eerst een uitsnede van een voorbeeldregel van de export
2. Het gemarkeerde gebied is uitgerust met een nummer
3. Aan de hand van het nummer wordt de beschrijving weergegeven
4. Onderaan de beschrijving wordt de locatie binnen Hybrid SaaS aangegeven (Dialoog - Tabblad - Veldnaam)
Niet alle beschikbare velden welke in Jupa worden gebruikt, worden ook in Hybrid SaaS gebruikt. In dit geval zal het betreffende item leeg zijn.
Kopregel export factuurrecord en Totaalrecord
1. Recordbeschrijving (Recordbeschrijving - Factuurrecord)
2. Leverancierscode
(Entiteit - Instellingen - Afkorting)
3. Factuurnummer
(Factuur - Factuurkaart - Factuurnummer)
4. Regelvolgnummer in de export
5. Factuurdatum
(Factuur - Factuurkaart - Factuurdatum)
6. Lege ruimte (Niet in gebruik binnen Hybrid SaaS)
7. Valuta
8. Klantnummer (Laatste 4 cijfers van de klantcode)
(Relaties - Relatiekaart - N.A.W. - Code)
1. Recordbeschrijving (Recordbeschrijving - Totaalrecord)
2. Leverancierscode
(Entiteit - Instellingen - Afkorting)
3. Factuurnummer
(Factuur - Factuurkaart - Factuurnummer)
4. Regelvolgnummer in de export
5. Lege ruimte (Niet in gebruik binnen Hybrid SaaS)
6. Datum kredietbeperking (Niet in gebruik binnen Hybrid SaaS)
7. Lege ruimte Niet in gebruik binnen Hybrid SaaS
8. Totaal btw-bedrag
(Factuur - Factuurkaart - BTW)
9. Totaal factuur bedrag (Totaalbedrag incl. btw)
(Factuur - Factuurkaart - Totaal incl. btw)
10. Kredietbeperking (Niet in gebruik binnen Hybrid SaaS)
Factuurregels
1. Recordbeschrijving (Recordbeschrijving - Volgregels (factuurregels))
2. Leverancierscode
(Entiteit - Instellingen - Afkorting)
3. Factuurnummer
(Factuur - Factuurkaart - Factuurnummer)
4. Regelvolgnummer in de export
5. Leveringsnummer (Niet in gebruik binnen Hybrid SaaS)
6. Aantal van het product
(Factuur - Factuurkaart - Factuurregel - Aantal)
7. Productcode Artikelnummer leverancier
Producten - Productkaart - Productcode
8. Gewicht In grammen vb. 0069 6,9 gram
(Producten - Productkaart - Instellingen - Productonderdeel - aantal (vinkje dit is een gewicht))
9. Basis verkoopprijs Prijs per stuk excl. metaal
(Producten - Productkaart - Instellingen - Basis verkoopprijs)
10. Verkoopprijs Prijs per stuk incl. metaal
(Producten - Productkaart - Prijzen - Verkoopprijs)
11. Korting Korting per stuk
(Factuur - Factuurkaart - Factuurregel - korting (kortingspercentage * verkoopprijs)
12. Omschrijving van het product
(Producten - Productkaart - Informatie - Beschrijving)
13. Lege ruimte Niet in gebruik binnen Hybrid SaaS
14. Advies verkoopprijs
(Producten - Productkaart - Prijzen - Advies verkoopprijs)
15. Barcode Niet in gebruik
16. Artikelstatus E-Eigendom, Z-zicht, C-consignatie
17. Extra productcode Niet in gebruik
18. Lege ruimte Niet in gebruik binnen Hybrid SaaS
19. Ordernummer Jupa
20. Advies verkoopprijs
(Producten - Productkaart - Prijzen - Advies verkoopprijs)
21. Standaard artikel indien niet beschikbaar 'N' Niet in gebruik binnen Hybrid SaaS
22. Standaard artikel indien niet beschikbaar 'N' Niet in gebruik binnen Hybrid SaaS
23. Advies voorraadaantal Niet in gebruik binnen Hybrid SaaS
1. Vervolgregels van de export
2. Leverancierscode
(Entiteit - Instellingen - Afkorting)
3. Factuurnummer
(Factuur - Factuurkaart - Factuurnummer)
4. Regelvolgnummer in de export
5. Leveringsnummer Niet in gebruik binnen Hybrid SaaS
6. Aantal van het product
(Factuur - Factuurkaart - Factuurregel - Aantal)
7. Type bijv. verzendkosten
Producten - Productkaart - Instellingen
8. Lege ruimte Niet in gebruik binnen Hybrid SaaS
9. Basis verkoopprijs Prijs per stuk excl. metaal
(Producten - Productkaart - Instellingen - Basis verkoopprijs)
10. Lege ruimte Niet in gebruik binnen Hybrid SaaS
11. Omschrijving van het product
(Producten - Productkaart - Informatie - Beschrijving)