Werkbonnen

Alle beschrijvingen over de module: Werkbonnen kunt u hier vinden

De Planning

Afdelingen

Elke gebruiker dient aan een afdeling te zitten, deze afdelingen worden gebruikt voor de planning. Denk hierbij aan de verschillende ploegen. Indien er met vaste ploegen werkt kunnen deze ploegen worden aangemaakt met de hierbij behorende gebruikers. Indien er vaak gewisseld word van diensten kunnen gebruikers een eigen afdeling hebben De afdeling dient het vinkje gebruiken voor planning aan te hebben staan.

Rooster

Er kan een rooster (of bestaand rooster) aangemerkt worden voor de planning, door het vinkje gebruiken voor planning aan te zetten. Alle dagen welke niet als werkdag zijn aangemerkt zullen rosé getoond worden op de planning, zodat het inzichtelijk is wanneer er niet gewerkt zal worden. Weekend dagen worden niet getoond op de planning (deze is van maandag tot vrijdag)

Notitie maken

Doormiddel van rechtermuisknop op een dag van een gebruiker kan er gekozen worden voor een notitie, deze kan een kleur aan worden gegeven. Dit kan gebruikt worden voor bijvoorbeeld vrije dagen. (Verlof aanvragen worden ‘nog’ niet getoond op de planning)

Rechten

De gebruiker voor de planning. (Dit kan per beveiligingsgroep of voor 1 gebruiker)
- Extranet - PLANNING - Planbord - bewerken
- Extranet - PLANNING - Planbord - kaartjes bewerken
- Extranet - PLANNING - Planbord - weergeven

De buitendienst gebruiker
- Extranet - WERKBONNEN - invullen
- Extranet - WERKBONNEN - Direct in behandeling nemen (optioneel)
- Extranet - WERKBONNEN - Handtekening klant vragen (optioneel)
- Extranet - WERKBONNEN - Prijs aanpassen (optioneel)

Rechten kunnen per beveiligingsgroep aangezet worden (wat aangeraden wordt) of per gebruiker.

Werkbonnen klaarzetten

Om het planbord te vullen met opdrachtbonnen kunnen deze via de backoffice aangemaakt worden, de informatie wat meegegeven dient te worden kan ingevuld worden en er kan (optioneel) een aankomst en vertrektijd aangegeven worden. Tevens is het mogelijk om de verwachte uren en personen aan te geven.

Er kan voor 1 project ongeacht hoeveel dagen of hoeveel personen 1 werkbon klaar gezet worden, deze worden bij het plannen gevuld voor alle dagen enof personen.

Planbord

Voor de gebruiker die de planning gaat maken zal er een optie bij komen te staan, Planning > Planbord op zijn Cloud portaal Let op dat de weergave op alles staat, (deze wordt bij openen op afdelingen gezet). Alle bonnen welke gepland moeten worden komen boven aan te staan bij de werkbonnen.

Om een bon te plannen kan deze gesleept worden naar de juiste dag (indien de weergave groot genoeg is) of kan deze doormiddel van rechtermuisknop op de opdracht bon (rood) gekozen worden voor knippen, en kan er daarna op de juiste dag en persoon nogmaals met rechtermuisknop gekozen worden voor plakken

Om een bon van hetzelfde project meerdere keren te plannen kan de ctrl-toets ingedrukt worden, daarna de originele bon verslepen naar het volgende bakje en loslaten, zo vaak als maar nodig is. Op deze manier worden er nieuwe werkbonnen (duplicaat) aangemaakt met allemaal een eigen nummer, om zo voor elke dag de uren in te vullen

Indien er meerdere gebruikers het planbord open hebben staan, zal de informatie welke de ene gebruiker toevoegt of aanpast ook direct zichtbaar zijn voor de andere gebruiker.

Er zijn verschillende kleuren waar de bonnen zich in kunnen bevinden voor het planbord
- Rood: De werkbon is al status opdracht bon
en nog niet definitief gepland
- Orange: De werkbon is als status afspraak gemaakt
en kan gelopen worden
Groen: De werkbon is als status afgehandeld
en is gelopen door de buitendienst.

Informatie werkbon Planbord

Verwachte uren en personen: Indien deze gevuld is in de werkbon zal dit getoond worden.
Plaatsnaam: Dit is het adres van de klantenkaart, of specifiek adres van het project.
Naam: Dit is de naam van de relatiekaart.
Nummer: Dit is het nummer van de werkbon welke ook in het groot als eerste getoond wordt.
Projectnummer: Het nummer van het project.
Project beschrijving: De "lange" beschrijving van het project.
Referentie: Vanuit de werkbon.
Beschrijving: Vanuit de werkbon.
Interne opmerking: Vanuit de werkbon.

De verwachte uren worden momenteel berekend op 8 uur op een dag, later zal dit aangepast worden naar de lengte van het rooster.

Werkbonnen lopen

De ingeplande werkbonnen zullen in het blauw getoond worden op de agenda van de betreffende gebruiker, door hier op te klikken wordt de werkbon geopend en kan deze verder aangevuld worden met uren en materialen. Wanneer de werkbon volledig is kan deze opgeslagen worden (versturen naar de administratie) en zullen deze als nieuwe werkbonnen in de backoffice terecht komen.

Het kan zijn dat 2 gebruikers bij hetzelfde project zitten op dezelfde dag, maar ieder heeft zijn eigen bon. Gebruiker 1 kan dan ook uren invullen voor gebruiker 2, de bon van gebruiker 2 zal dan direct afgehandeld worden en deze zal een notitie krijgen dat de uren op een andere bon staan. Zo blijft de bon wel bestaan maar hoef niet gecontoleerd te worden. De bon van gebruiker 2 wordt van zijn agenda afgehaald en zal de bon van gebruiker 1 zien.

Om ook te registreren voor een andere gebruiker dient deze gebruiker ook voor de zelfde dag en hetzelfde project gepland te zijn. Indien dat niet zo is zal deze gebruiker niet getoond worden bij de urenregistratie

Informatie werkbon Agenda

Nummer: Dit is het nummer van de werkbon.
Naam: Dit is de naam van de relatiekaart.
Project beschrijving: De "lange" beschrijving van het project.
Adres: Dit is het adres van de relatiekaart.
Referentie: Vanuit de werkbon

Bonnen op de agenda van de gebruiker kunnen ook verschillende kleuren bevatten
- Blauw: De werkbon is nieuw
en kan gelopen worden
- Groen: De werkbon is afgehandeld
en is gelopen.

Werkbon verwijderen

Het is mogelijk om de werkbon te verwijderen, op het planbord kan dat doormiddel van rechtermuisknop, op andere plekken zal er een verwijderknop beschikbaar zijn.
Let wel op, wanneer verwijderd is ook echt verwijderd!

Vragenlijst

Er is een mogelijkheid om naast de werkbon nog wat extra vragen te beantwoorden, hiervoor kan een vragenlijst gekoppeld worden welke bij de laatste stap van de werkbon gelopen kan worden. Bij de vragenlijst kan er bij de instellingen aangegeven worden dat deze gebruikt dient te worden bij de werkbonnen.

Een vragenlijst kan gebruikt worden om bijvoorbeeld extra foto's te kunnen maken van de opdracht, of om extra informatie over de werkzaamheden te kunnen opvragen.

De bakjes van de Werkbon

Image Source: Hybrid SaaS

Nieuwe opdrachtbonnen

De buitendienst heren hebben nog de kans om de bonnen aan te passen, als ze het vinkje versturen naar administratie aanklikken, is deze niet meer beschikbaar voor de buitendienst medewerkers. Indien er hier bonnen blijven hangen hebben de buitendienst medewerkers het vinkje niet aangevinkt

Alle nieuwe werkbonnen

Alle nieuwe werkbonnen moeten gecontroleerd worden op juistheid van de ingevulde gegevens (goedkeuren) deze gaan dan naar de bak alle te controleren werkbonnen

Image Source: Hybrid SaaS

Alle te controlleren werkbonnen

Als hij is goedgekeurd moet hij worden klaar gezet (financieel ook goedgekeurd (klaarzetten), het kan zijn dat de taken zijn onderverdeeld op kantoor, zo kan bijvoorbeeld persoon a het goedkeuren doen van de werkbon maar persoon b ook naar de bon kijken voordat hij naar de financiele verwerking gaat

Image Source: Hybrid SaaS

Nadat ze zijn financieel zijn goedgekeurd kunnen ze in de volgende bakjes terecht komen
- Alle nog te factureren werkbonnen: hierin komen de bonnen die uitgesteld zijn via het project
- Alle te factureren werkbonnen: hierin komen de bonnen die direct gefactureerd kunnen worden of de bonnen waarvan de uitstel datum voorbij is
- Alle afgehandelde werkbonnen: hierin komen die bonnen waar geen factuur van gemaakt word (interne bonnen)

Daarnaast zijn er nog 4 bakjes welke meer beschikbaar zijn voor informatie of het opzoeken van een bon, vanuit deze bak hoef er geen handeling plaats te vinden
- Alle niet gefactureerde werkbonnen: dit zijn bonnen die zijn afgekeurd maar waar wel kosten in zitten
- Afgekeurde werkbonnen
- Alle afgehandelde werkbonnen
- Alle Werkbonnen

De Werkbon in het algemeen

Dasboard

Via het menu kan er gekozen worden voor Werkbonnen, daaronder zitten weer submenu's. Ook is het mogelijk om via andere bakjes bij de werkbonnen te kunnen komen, denk hierbij aan de relatie, daar zijn de projecten gekoppeld, en aan het project zitten de werkbonnen weer gekoppeld. Ook kan dit vanuit de projecten. Indien er door de planning werkbonnen zijn klaar gezet voor de buitendienst medewerker ziet deze persoon dit op zijn dasboard, de gebruiker kan kiezen voor een overzicht per week of per dag. Door op de opdracht te klikken openend de werkbon direct en kan hij aangepast worden naar wens. (indien dit nog mag natuurlijk)

Image Source: Hybrid SaaS

Nieuwe opdrachten

Vanuit het bakje Nieuwe opdrachten, is het mogelijk om op locatie een werkbon aan te maken. Indien er nog bon in staan welke de status opdracht bon hebben zullen hier beschikbaar zijn.

Image Source: Hybrid SaaS

We kiezen nu voor de optie Toevoegen

Image Source: Hybrid SaaS

De lijst wat er nu getoond wordt kan wat lang zijn. Hier zullen alle projecten worden getoond. Doormiddel van de zoekfunctie is het mogelijk om te lijst te kunnen filteren, wat het zoeken makkelijker maakt.

Indien het gewenste project nog niet bestaat kan deze ook direct worden aangemaakt via de bovenste knoppen

We selecteren nu een al bestaande project. Het volgende scherm is het begin van de werkbon, hierin kan al wat informatie over de opdracht worden ingevuld

Image Source: Hybrid SaaS

Indien er wordt gekozen voor opslaan blijft de bon de status nieuwe opdrachten houden, de informatie van de omschrijving is dan zichtbaar in het overzicht

Image Source: Hybrid SaaS

Als de bon wordt doorgezet naar afspraak gemaakt komt hij is de volgende status terecht, indien er word gekozen voor in behandeling nemen zal de bon doorgezet worden naar in behandeling

Afspraak gemaakt

Indien er bonnen in de bak afspraak gemaakt staan kunnen deze op het moment van de afspraak worden geopend, deze bon kan nu verwerkt gaan worden.

Image Source: Hybrid SaaS

Vanuit de bak Afspraak gemaakt kan de bon verder worden ingevuld. Het volgende scherm wat zal worden getoond is de bon zoals hij in behandeling is.

Toekomstige opdrachten

Er kunnen door de backoffice werkbonnen worden klaargezet welke een datum in de toekomst hebben. Deze worden tot dat de datum is genaderd hier verborgen. Denk hierbij aan een opdracht wat over een half jaar pas gaat lopen, alle informatie is al wel te verzamelen en hij is op de planning te zien.

In behandeling

De bonnen welke in behandeling zijn zullen hier worden getoond. Hiervandaan kan hij verder ingevuld worden en worden verzonden naar de administratie. Er zijn verschillende groepen waarmee je tijd en kosten kan toevoegen aan de werkbon, De uren groep staat vast deze kan qua naam niet aangepast worden. Wat in het voorbeeld als Materialen, Vuilafvoer en Machine gebruik en transport wordt vermeld zijn velden welke zelf gemaakt kunnen worden in Hybrid SaaS. Deze optie maakt het zoeken in de producten wat makkelijker. De namen dienen door een Hybrid SaaS beheerder worden ingevuld, daarnaast worden deze aan een hoofdgroep gekoppeld. Door de producten aan deze hoofdgroep te koppelen kunnen ze onderverdeeld worden in deze groepen

Image Source: Hybrid SaaS

Gewerkte uren

Doormiddel van de eerste toevoegen knop kan er tijd worden geschreven op deze werkbon. Er wordt standaard al een werktijd van begin 07:00 en eind 17:00 ingegeven. Deze is naar wens aan te passen. In het rood zal de totale duur worden getoond. De gebruiker welke is ingelogd zal worden weergegeven, Het is ook mogelijk om voor een andere collega tijd te schrijven. De registratie kan worden aangevuld met een opmerking, en de juiste werkcode dient te worden geselecteerd (denk hierbij aan of het een interne registratie bevat of een arbeidsloon registratie). Na het opslaan keert het scherm weer terug naar het overzicht, (zie eronder vermeld) Indien van toepassing kunnen er nog meer registraties worden gemaakt bijvoorbeeld op verschillende werkcodes of voor verschillende medewerkers.

Image Source: Hybrid SaaS

In de Backoffice

Image Source: Hybrid SaaS

Kosten toevoegen

Ook kunnen er extra kosten worden gemaakt welke in rekening gebracht moeten worden. Zo kan er bijvoorbeeld alle planten welke zijn geplant worden toegevoegd. Maar er zou ook gedacht kunnen worden dat er extra zand nodig was dan wat berekend was. Doormiddel van materialen toe te voegen wordt alles genoteerd wat het gebruikt wordt bij de opdracht. Er wordt een pull Down getoond met de daarin behorende producten, (dit is door de backoffice ingegeven). Het is mogelijk om nog een opmerking bij te voegen aan het product. Na het opslaan keert het scherm weer terug naar het overzicht, (zie eronder vermeld) Indien van toepassing kunnen er nog meer kosten worden toegevoegd aan de werkbon.

Image Source: Hybrid SaaS

In de Backoffice

Image Source: Hybrid SaaS

Versturen naar de administratie

Indien alles is ingevuld is de werkbon klaar, indien er nog andere gegevens ingevuld moeten worden kan er gekozen worden voor alleen opslaan. In de backoffice blijft de bon als nieuw staan, Pas na het aanvinken van de optie Versturen naar de administratie zal deze verder in het proces komen.

In de Backoffice

Image Source: Hybrid SaaS

Heeft u een vraag?

Log in op uw account om uw tickets te kunnen inzien

Nog geen account? Vraag hem vandaag nog aan

Vraag inloggegevens aan