Voorraadbeheer

Alle beschrijvingen over de module: Voorraadbeheer kunt u hier vinden

Werking consignatie facturen en voorraad

De consignatie facturen wordt nu als voorraad geboekt, op dit te activeren dien je een magazijn aan voor de consignatie

Image Source: Hybrid SaaS

Als je op opslaan klikt zal het systeem de huidige consignatie stand gaan op boeken in het magazijn, de factuurdatum wordt als boekdatum aangehouden, Let op! Dit kan even duren! Dit is een eenmalige actie en kan niet meer ongedaan worden gemaakt. Bij het retour boeken of facturen van een consignatie factuur zal de voorraad worden afgeboekt. Via de voorraad locaties heb je direct inzage in de huidige voorraad via producten op voorraad, ook kun je de stand per 31-12 opvragen via de rapportage knop Voorraad per datum.

Image Source: Hybrid SaaS

Indien je in een service magazijn zit kun je direct een aantal voorraad acties uitvoeren,

Image Source: Hybrid SaaS

Overboeken naar een andere locatie, systeem houdt rekening gereserveerde voorraad.

Image Source: Hybrid SaaS

Direct afboeken naar 0, dit is voor handig voor de prullenbak, (werkt alleen in service en retour leverancier magazijnen) let wel op afboeken gaat wel heel erg makkelijk! Retour naar leverancier boeken, (werkt alleen in service en retour leverancier magazijnen) Maakt direct een inkoopfactuur aan, je ziet in het voorraad overzicht hoeveel je er al retour hebt gezet.

Image Source: Hybrid SaaS

Indien een artikel 2 leveranciers heeft dan komt het bij het besteladvies te staan, je zult het dan handmatig moeten aanpassen voor die regels. Een artikel gaat tegen 0 euro in de inkooporder.

Image Source: Hybrid SaaS

Indien je de knop besteld hebt gebruikt worden de goederen afgeboekt en is de inkooporder direct afgehandeld, je hoeft dit dus niet meer binnen te melden (je stuurt het immers weg). Zendingen voor de inkoop kunnen niet worden gecombineerd met retour zendingen.

Image Source: Hybrid SaaS

De template geeft ook de negatieve aantallen weer.

Inventariseren/ balansen

In dit artikel wordt het proces voor het inventariseren/ balansen beschreven. Goederenvoorraad inventariseren wil zeggen dat men de aanwezige voorraad werkelijk telt. Nadat de inventarisatie is afgerond zal Hybrid SaaS de voorraad corrigeren en de wijzigingen bijhouden in een rapport.

Inventarisatie starten

Zoek Inventarisatie en kies voor Lopende Inventarisaties Klik op Toevoegen om een nieuwe inventarisatie te starten.

Image Source: Hybrid SaaS

Selecteer de juiste Voorraadlocatie en klik vervolgens op Starten

Image Source: Hybrid SaaS

Indien met verschillende productlocaties wordt gewerkt, welke separaat geïnventariseerd dienen te worden, dient deze ook aangevinkt te worden.

Het is mogelijk om meerdere inventarisaties te starten. Zo kunnen meerdere medewerkers andere delen van het magazijn inventariseren. Wij raden in dat geval aan om met productlocaties te werken.

Producten scannen

Zet de cursor in het veld achter scanner invoer en scan de barcode van het betreffende product.

Image Source: Hybrid SaaS

Er zijn 3 mogelijkheden om de producten te inventariseren.
- Scan alle producten
- Scan het aantal producten en vul het aantal getelde producten bij de barcode in met een + en scan daarna het product. Bijvoorbeeld: Er zijn 10 producten geteld, vul dan bij barcode in 10+ en scan het product.
- Tel het aantal producten en vul het aantal getelde producten bij de barcode in met een + en typ daarna de barcode van het product in. Bijvoorbeeld: Er zijn 10 producten geteld, vul bij barcode in 10+H10205566.

Barcode of productcode? Indien de producten worden ingegeven (al dan niet via een scanner) kan dit op barcode of productcode.

Het getal geeft het aantal gescande eenheden weer van het betreffende product in deze lopende inventarisatie.

Nadat het product is gescand wordt er een korte samenvatting over het product en een getal weergegeven. Door deze informatie in de gaten te houden kan worden gecontroleerd of de producten op de juiste locatie liggen. Elke keer nadat een product is gescand gaat de teller lopen van 1 t/m 10. Zo is het mogelijk om mee te tellen met het geluid van de scanner. Wanneer de scanner de code niet goed heeft gelezen verschijnt er ERROR in het venster (zie onderstaande afbeelding). Wij raden aan om de inventarisatie in setjes van 2 personen te doen. De eerste persoon scant te producten en de tweede persoon kijkt of het product daadwerkelijk gescand wordt.

Image Source: Hybrid SaaS

Oranje betekent dat het product nog niet eerder is gescand in deze inventarisatie.

Image Source: Hybrid SaaS

Groen betekent dat het product (eerder) is gescand in deze inventarisatie.

Image Source: Hybrid SaaS

Error betekent dat het product niet is gevonden. Dit kan de volgende oorzaken hebben:
- Productnummer of barcode is niet bekent in de productencatalogus
- Productnummer of barcode is niet bekent in de geselecteerde voorraadlocatie
- Productnummer of barcode is niet bekent in de geselecteerde productlocatie

Scans controleren

Het is mogelijk om de inventarisatie tussentijds te controleren. Klik hiervoor op scans of details. Bij Scans worden alle scanpogingen weergegeven. Hier kunnen ook scans staan welke niet gelukt zijn. Bij details worden de details van de inventarisatie weergegeven. Zo is inzichtelijk hoeveel producten er zijn gescand en hoeveel producten er momenteel op voorraad zijn.

Image Source: Hybrid SaaS

Inventarisatie stoppen

Wanneer de inventarisatie is afgerond kan deze worden afgerond door op de knop Stoppen te klikken. De betreffende inventarisatie zal worden afgerond

Image Source: Hybrid SaaS

Inventarisatie afronden en verwerken

De laatste stap is het verwerken/ muteren van huidige voorraad met de geïnventariseerde voorraad. Klik hiervoor op de knop Muteren

LET OP! Wij raden te allen tijde aan om eerste een back-up te maken huidige voorraad. Ga hiervoor naar Managementoverzichten en kies voor Voorraadoverzicht en selecteer de juiste datum. Sla de Excelsheet op.

Image Source: Hybrid SaaS

Nadat er is gekozen voor het muteren zal het systeem om een bevestiging vragen. Alle weergegeven inventarisaties, welke zijn gestopt, zullen worden verwerkt. Neem notie van de onderstaande opmerkingen zodat er geen verrassingen zijn na de verwerking.

Image Source: Hybrid SaaS

Bij de inventarisatie is het mogelijk om de optie alleen voorraad toevoegen aan te vinken. Dit is van invloed op de manier waarop de voorraad wordt verwerkt.

Image Source: Hybrid SaaS

Vinkje aan: Bij het muteren van de voorraad wordt de voorraad welke is geteld bij de huidige voorraad opgeteld. Voorbeeld: Huidige voorraad = 100 stuks. Er worden 50 stuks gescand. Totale voorraad zal 150 stuks worden. Melding bij voorraadhistorie “*Alleen toevoegen – inventarisatie*”

Vinkje uit: Bij het muteren worden de voorraadstand van de inventarisatie overgenomen. Dit betekent dat de voorraad van artikelen op "0" wordt gezet indien deze niet in de inventarisatie naar voren zijn gekomen. Melding bij voorraadhistorie “*Niet tegengekomen bij inventarisatie*”

Heeft u een vraag?

Nog geen account? Vraag hem vandaag nog aan