Werkbonnen

Alle beschrijvingen over de module: Werkbonnen kunt u hier vinden

Zelfstandig vanuit planbord werken

Nieuwe opdrachtbonnen aanmaken

Doormiddel van rechtermuisknop kan er op een specifieke dag voor een specifieke afdeling een werkbon worden aangemaakt via de knop werkbon. Gegevens welke van toepassing zijn kunnen ingevuld worden. Met de knop op scherm kan het huidige document worden opgemaakt.

Indien het bedrijf 2 verstigingen heeft kan er op de werkbon een vestiging gezet worden, hiervan word de afkorting getoond op het planbord en de agenda van de buitendienst. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn voor de verschillende vertrek locaties

Project selecteren

Via de knop selecteren kan er een project geselecteerd worden, indien het juiste project nog niet aanwezig is kan deze hiervandaan aangemaakt worden of een bestaand project kan bewerkt worden. De belangerijkste gegevens kunnen hier ingevuld worden. Indien er een afwijkend adres is ten opzichte van de relatie kan deze bij de adres gegevens ingevuld worden. Het projectnummer word gevuld door basis van de entiteit in het systeem deze kan hier niet aangepast worden.

Relatie selecteren

Wanneer er een nieuw project word aangemaakt kan deze op een bestaande relatie worden gezet, wanneer de relatie ook nog niet bekend is in het systeem kan deze ook worden aangemaakt. Ook hier kunnen de belangerijkste gegevens worden ingevuld. Het eerste tabblad wat getoond word is een overzicht van de relatiekaart, doormiddel van de knop bewerken kunnen er gegevens aangepast worden.

Werkbon invullen

Wanneer de werkbon is opgeslagen is deze ook via het planbord ook gelopen worden, doormiddel van de bon te bewerken is er een optie invullen. Hiermee word de werkbon geopend om uren en kosten in te vullen. Wanneer deze volledig is ingevuld zal de werkbon na het opslaan op groen komen te staan (de werkbon is gelopen.)

Aankomst en vertrektijden kunnen worden aangegeven, indien er vanuit de afroep al uren voor begroot zijn zullen de aankomst en vertrektijden leidend zijn. De totale waarde van de uren worden berekend als werkdag van 8 uur. Voorbeeld van 13:00 tot 17:00 word neergezet als 4,0. wanneer de werkbon is uitgeklapt is de volledige tijd te zien Op de agenda van de heren zijn de normale tijden te zien.

De Planning

Afdelingen

Elke gebruiker dient aan een afdeling te zitten, deze afdelingen worden gebruikt voor de planning. Denk hierbij aan de verschillende ploegen. Indien er met vaste ploegen werkt kunnen deze ploegen worden aangemaakt met de hierbij behorende gebruikers. Indien er vaak gewisseld word van diensten kunnen gebruikers een eigen afdeling hebben De afdeling dient het vinkje gebruiken voor planning aan te hebben staan. Bij de afdeling is er een optie om een vrije tekst in te voeren, deze tekst word weergegeven op het planbord onder deze afdeling, denk hierbij aan bijvoorbeeld de kentekens

Rooster

Er kan een rooster (of bestaand rooster) aangemerkt worden voor de planning, door het vinkje gebruiken voor planning aan te zetten. Alle dagen welke niet als werkdag zijn aangemerkt zullen rosé getoond worden op de planning, zodat het inzichtelijk is wanneer er niet gewerkt zal worden. Weekend dagen worden niet getoond op de planning (deze is van maandag tot vrijdag)

Notitie maken

Doormiddel van rechtermuisknop op een dag van een gebruiker kan er gekozen worden voor een notitie, deze kan een kleur aan worden gegeven. Dit kan gebruikt worden voor bijvoorbeeld vrije dagen. (Verlof aanvragen worden ‘nog’ niet getoond op de planning)

Rechten

De gebruiker voor de planning. (Dit kan per beveiligingsgroep of voor 1 gebruiker)
- Extranet - PLANNING - Planbord - bewerken
- Extranet - PLANNING - Planbord - kaartjes bewerken
- Extranet - PLANNING - Planbord - weergeven

De buitendienst gebruiker
- Extranet - WERKBONNEN - invullen
- Extranet - WERKBONNEN - Direct in behandeling nemen (optioneel)
- Extranet - WERKBONNEN - Handtekening klant vragen (optioneel)
- Extranet - WERKBONNEN - Prijs aanpassen (optioneel)

Rechten kunnen per beveiligingsgroep aangezet worden (wat aangeraden wordt) of per gebruiker.

Werkbonnen klaarzetten

Om het planbord te vullen met opdrachtbonnen kunnen deze via de backoffice aangemaakt worden, de informatie wat meegegeven dient te worden kan ingevuld worden en er kan (optioneel) een aankomst en vertrektijd aangegeven worden. Tevens is het mogelijk om de verwachte uren en personen aan te geven.

Opdrachtbonnen kunnen ook vanuit het contract klaar gezet worden. Bij een contract regel is (wanneer er een project gekozen is op het contract) een optie bijgekomen om het aantal werkbonnen in te geven, uren per bon en met hoeveel gebruikers de bon gelopen zal worden. Na dat de contracten gegenereerd zijn (facturen aangemaakt worden), zullen er ook werkbonnen aangemaakt worden en zichtbaar worden voor te plannen. (bij elke generatie zal er deze aantal bonnen klaar worden gezet) Wanneer de werkbon gelopen is zal deze afgehandeld worden en niet in het factuur proces terecht komen, omdat er al een factuur van bestaat.

Er kan voor 1 project ongeacht hoeveel dagen of hoeveel personen 1 werkbon klaar gezet worden, deze worden bij het plannen gevuld voor alle dagen enof personen.

Planbord

Voor de gebruiker die de planning gaat maken zal er een optie bij komen te staan, Planning > Planbord op zijn Cloud portaal Let op dat de weergave op alles staat, (deze wordt bij openen op afdelingen gezet). Alle bonnen welke gepland moeten worden komen boven aan te staan bij de werkbonnen.

Om een bon te plannen kan deze gesleept worden naar de juiste dag (indien de weergave groot genoeg is) of kan deze doormiddel van rechtermuisknop op de opdracht bon (rood) gekozen worden voor knippen, en kan er daarna op de juiste dag en persoon nogmaals met rechtermuisknop gekozen worden voor plakken

Om een bon van hetzelfde project meerdere keren te plannen kan de ctrl-toets ingedrukt worden, daarna de originele bon verslepen naar het volgende bakje en loslaten, zo vaak als maar nodig is. Op deze manier worden er nieuwe werkbonnen (duplicaat) aangemaakt met allemaal een eigen nummer, om zo voor elke dag de uren in te vullen

Indien er meerdere gebruikers het planbord open hebben staan, zal de informatie welke de ene gebruiker toevoegt of aanpast ook direct zichtbaar zijn voor de andere gebruiker.

Weergave beeld

Doormiddel van de 3 streepjes aan de rechterkant bovenin kunnen de verschillende weergave getoond worden, zo kan de begin datum van weergave aangepast worden, hoeveel weken er zichtbaar moeten zijn en welke weergave. Onder de knop Overig zitten de verschillende grote weergave opties (De gekozen weergave word onthouden bij het opnieuw openen van het planbord). historie inzien, kleur tabel bewerken

Er zijn verschillende kleuren waar de bonnen zich in kunnen bevinden voor het planbord
- Rood: De werkbon is al status opdracht bon
en nog niet definitief gepland
- Orange: De werkbon is als status afspraak gemaakt
en kan gelopen worden
Groen: De werkbon is als status afgehandeld
en is gelopen door de buitendienst.

Informatie werkbon Planbord

Nummer: Bij het nog te plannen bonnen is dit de werkbonnummer, wanneer de bon gepland is zal dit het projectnummer zijn.
Afkorting: De afkorting van de vestiging.
Naam: Dit is de naam van de relatiekaart.
Plaatsnaam: Dit is het adres van de klantenkaart, of specifiek adres van het project.
Verwachte uren en personen: Indien deze gevuld is in de werkbon zal dit getoond worden. Aankomst en vertrek tijd overruled de verwachte aantal uren

Datum: Dit de verwachte plandatum.
Nummer: Dit is het nummer van de werkbon welke ook in het groot als eerste getoond wordt.
Projectnummer: Het nummer van het project.
Project beschrijving: De "lange" beschrijving van het project.
Status: Status van het project.
Referentie: Vanuit de werkbon.
Projectmanager: Dit is de gebruiker welke in het project is aangemerkt als Manager.
Omschrijving:Beschrijving van de werkbon.
Opmerking: Interne opmerking van de werkbon.

De verwachte uren worden momenteel berekend op 8 uur op een dag.

Datum bevestigd

Wanneer het vinkje gezet word van datum bevestigd dan zal er in de balk de datum van dat moment worden gezet, zo kan er herkenning zijn dat een bepaalde afspraken bevestigd zijn met de klant

Werkbonnen lopen

De ingeplande werkbonnen zullen in het blauw getoond worden op de agenda van de betreffende gebruiker, door hier op te klikken wordt de werkbon geopend en kan deze verder aangevuld worden met uren en materialen. Wanneer de werkbon volledig is kan deze opgeslagen worden (versturen naar de administratie) en zullen deze als nieuwe werkbonnen in de backoffice terecht komen.

Het kan zijn dat 2 gebruikers bij hetzelfde project zitten op dezelfde dag, maar ieder heeft zijn eigen bon. Gebruiker 1 kan dan ook uren invullen voor gebruiker 2, de bon van gebruiker 2 zal dan direct afgehandeld worden en deze zal een notitie krijgen dat de uren op een andere bon staan. Zo blijft de bon wel bestaan maar hoeft niet gecontoleerd te worden. De bon van gebruiker 2 wordt van zijn agenda afgehaald en zal de bon van gebruiker 1 zien. Indien gebruiker 1 al uren geeft geregistreerd dan zal het systeem dit herkennen en is het niet meer mogelijk om voor die gebruiker uren te schrijven. (Tenzij ze beide op het zelfde moment dit invullen, dan kunnen het niet voorkomen dat er dubbele bonnen in het systeem komen met dubbele uren)

Om ook te registreren voor een andere gebruiker dient deze gebruiker ook voor de zelfde dag en hetzelfde project gepland te zijn. Indien dat niet zo is zal deze gebruiker niet getoond worden bij de urenregistratie

Informatie werkbon Agenda

Tijden: Indien er een aangegeven tijd is ingevuld zal deze getoond worden.
Afkorting: vestigingsnummer.
Nummer: Dit is de werkbonnummer.
Naam: Dit is de naam van de relatiekaart.
Adres: Dit is het adres van de relatiekaart.

In de werkbon is de volgende informatie nog te vinden Projectmanager: Indien deze is aangegeven in het project zal deze bij het adres getoond worden.

Bonnen op de agenda van de gebruiker kunnen ook verschillende kleuren bevatten
- Blauw: De werkbon is nieuw
en kan gelopen worden
- Groen: De werkbon is afgehandeld
en is gelopen.

Kleur

Het is mogelijk om de een standaard kleur mee te geven naar het planbord. Dit is in te stellen bij Status/Type, deze kan gekozen worden in het project. Alle projecten die aan deze status hangen zullen deze kleur mee krijgen op het planbord. Ook is het mogelijk om een indivuele bon een kleur te geven. Indien de kleur nog niet bestaat kan deze via het planbord worden aangemaakt met de kleurentabel, via de backoffice is het ook mogelijk hier kunnen HTML kleurcodes ingegeven worden.

Werkbon verwijderen

Het is mogelijk om de werkbon te verwijderen, op het planbord kan dat doormiddel van rechtermuisknop, op andere plekken zal er een verwijderknop beschikbaar zijn.
Let wel op, wanneer verwijderd is ook echt verwijderd!

Zoeken in planbord

Doormiddel van de 3 streepjes aan de rechterkant komt er een zoekoptie naar voren, waneer de gewenste zoekoptie is ingevuld kan er met enter direct naar de bonnen gezocht worden. en doormiddel van CTRl+ ENTER kan je door de database zoeken. Nadat er op enter is geklikt en het systeem heeft een kaartje gevonden heeft zal de bovenbalk automatisch sluiten, dit is nodig om de weken te kunnen zien. Wanneer er weer op enter gedrukt word zal hij doorspringen naar het volgende kaartje, ESC stopt het zoeken.

Vragenlijst

Er is een mogelijkheid om naast de werkbon nog wat extra vragen te beantwoorden, hiervoor kan een vragenlijst gekoppeld worden welke bij de laatste stap van de werkbon gelopen kan worden. Bij de vragenlijst kan er bij de instellingen aangegeven worden dat deze gebruikt dient te worden bij de werkbonnen.

Een vragenlijst kan gebruikt worden om bijvoorbeeld extra foto's te kunnen maken van de opdracht, of om extra informatie over de werkzaamheden te kunnen opvragen.

Back-up maken van de planning

Het is mogelijk om de planning welke gemaakt is per dag of week over te zetten naar excel. Hiervoor zit er naast elke week en dag een papiertje met een i erin, wanneer deze aangeklikt word zal er een Excel bestand gedownload worden van deze week of dag. De meest belangrijke gegevens worden getoond. ook is het mogelijk om dagelijks een backup op de mail te ontvangen van de ingevulde planning. Indien dit gewenst is kan dit aangegeven worden

Informatie voor de kolom status:
0 | Rood | Het is een notitie
1 | Orange | Deze is status afspraak gemaakt
2 | Groen | Deze bon is afgehandeld


Informatie voor de kolom Werkcode:
De verschillende kleuren die hier zichtbaar zijn, zijn de kleuren welke gekoppeld zijn aan de project statussen.

Kleurtabel HTML codes

De juiste codes voor verschillende kleuren

Onderstaande kleuren hebben de volgende HTML codes, deze kunnen zelf aangemaakt worden in Hybrid SaaS

Heeft u een vraag?

Log in op uw account om uw tickets te kunnen inzien

Nog geen account? Vraag hem vandaag nog aan

Vraag inloggegevens aan