Contractbeheer

Alle beschrijvingen over de module: Contractbeheer kunt u hier vinden

Contract aanmaken en een werkbon genereren

Via de tabel actieve contracten kan er een nieuw contract ingevoerd worden, per tabblad zal er beschreven worden wat er belangrijke is om in te vullen voor het aanmaken van de werkbonnen afroep

Tabblad Contract

Stamgegevens

Entiteit | Indien er meerdere entiteiten aanwezig zijn moet hier de juiste gekozen worden waar dit contract voor dient.
Uw type | Hier kan een eigen type gekozen geworden, dit kan gebruikt worden om diverse soorten te kunnen aanmerken.
Klantgegevens (Leverancier/Klant/Persoon) | Hier kan gekozen voor wie het contract bedoeld is.
Project | Hier moet worden aangegeven op welk project de bonnen gemaakt moeten worden.
Factuur/aflever adres | Het aflever adres wordt meegenomen naar de werkbon, factuur adres is voor de facturatie bedoeld.

Plannings interval

Niet meer genereren | Wanneer deze aanstaat zal er geen generatie meer zijn.
Moment | Hier kan gekozen worden per wanneer er een generatie moment moet zijn.
Ingangsdatum | Vanaf deze datum kan de planning gaan lopen, per regel kan dit nog verder afwijken.
Aantal | wanneer hier een aantal aangegeven is komen er maar dat aantal generaties uit en zal het contract daarna niks meer genereren.
Interval | Met het interval kan er gekozen worden hoe vaak per moment er een generatie moet zijn.
Voorbeeld: Moment is per maand, en de Interval is op 6. Dit houdt in dat er per 6 maanden een generatie is. (2 x per jaar)
Einddatum (t/m) | Indien deze gevuld is zal de planning daarna stoppen en zal er geen generatie meer zijn

Uitvoer instellingen

Facturatiemoment | Dit is of er vooraf of achteraf van de periode de generatie moet lopen.
Voorbeeld: Wanneer de periode loopt van 01-01 tot 01-02 en hij staat op achteraf zal de generatie pas op 01-02 gegenereerd worden
Documentschema | Dit is om te bepalen welke documenten en betaal dagen er mee moeten gaan.
Contractwaarde | Hier kan aangegeven worden welke waarde de prijs heeft van de contractregels.

Tip! Op basis van de plannings interval en uitvoer instellingen wordt het contract gebaseerd. De prijs wordt gemaakt op basis van de uitvoerinstellen gedeeld door de plannings interval.

Contract instellingen

Omschrijving | Omschrijving van het contract om te kunnen herkennen wat voor soort contract het is.
Voorbeeld: Wanneer er een contract gemaakt word van een hoofdklant met een onderliggende eindklant is het aan te raden om bij de omschrijving de naam van de eindklant hier te melden
Begindatum | De afgesproken datum van het contract, de looptijd kan verder op nog nader bepaald worden, deze is alleen voor indicatie.
Einddatum | De afgesproken datum van het contract, de looptijd kan verder op nog nader bepaald worden, deze is alleen voor indicatie.
Facturen parkeren | Deze hoort op tot na werkbon te staan, op deze manier wordt de factuur geparkeerd tot de werkbon gelopen is.

Tabblad Regels

Titel

Product | Indien de het product aanwezig is kan deze gekozen worden alle andere gegevens worden dan zelf ingevuld uit basis van het product.
Werkcode | Deze werkcode is nodig om de het voor de facturatie op de juiste code te zetten.
btw-percentage | Deze wordt gevuld door de werkcode, deze kan indien het moet afwijken aangepast worden.
Omschrijving | Deze beschrijving zal getoond worden op de werkbon bij de beschrijving (beschrijving van de werkbon wordt ook wel gebruikt als werkopdrachten).
Basisprijs | Dit is de prijs waar het contract mee berekend gaat worden.
Werkbonnen aanmaken | Hier kan ingevuld worden hoeveel werkbonnen er gemaakt moeten worden per contractregel.
Uren per bon | Hier kan aangegeven worden hoeveel uur er per bon nodig is voor de opdracht.
Gebruiker per bon | Hier kan aangegeven hoeveel gebruikers er nodig zijn per opdracht.

Variabele looptijden (aantal wijzigen)


Aantal | Hier kan het aantal aangegeven worden (hoe vaak het basisbedrag).
Ingangsdatum | Dit is de datum vanaf wanneer deze regel gaat lopen dit maakt de planning.

Interne opmerking

Bij de interne opmerking kan er informatie ingevuld worden welke meegegeven wordt naar de werkbon, deze wordt geplaats bij de interne opmerkingen (interne opmerkingen wordt ook wel gebruikt als uitgevoerde opdrachten)

Tabblad Planning

Gepland

Bij het bovenste gedeelte worden de regels klaargezet die gegenereerd kunnen worden, het aanmaken van deze regels kan handmatig door op aanmaken te klikken (na het selecteren van de gewenste regel) of automatisch via de contracten generatie knop

Voltooid

Bij het onderste gedeelte worden de regels neergezet welke bestaan als factuur, zodra hier een regel aanwezig is kan het contract niet meer aangepast worden.

Weetjes

Het contractbeheer van Hybrid SaaS is uitgebreid met vele functies. Sommige functies zullen makkelijker te begrijpen zijn dan andere. Deze rubriek zal antwoord geven op de meest voorkomende functies zodat het contactbeheer perfect kan worden ingericht en worden afgestemd op de organisatie.

Importeren van een order in een contract

Door middel van een paar stappen is het mogelijk om een order om te zetten in een (bestaand) contract.

Keur de order goed door op Goedkeuren te klikken, handel de order af door op Afgehandeld te klikken, klik vervolgens op Contract om de order om te zetten in een contract.

Image Source: Hybrid SaaS

Indien er een contract wordt gevonden van dezelfde relatie zal de volgende melding worden weergegeven: Er zijn lopende contracten gevonden wilt u deze order hier aan toevoegen? Ja: Kies het contract waar de order aan toegevoegd dient te worden. De orderregels zullen aan het lopende contract worden toegevoegd. Nee: Op basis van order zal een nieuw contract worden aangemaakt.

Looptijden contractregel vastleggen in order

Het is mogelijk om de looptijd (begin- en einddatum) vast te leggen.

Door een bestaand contract te koppelen in de order is het mogelijk om de begin-, einddatum en voorwaarden over te nemen.

Image Source: Hybrid SaaS

Begindatum: Vul hier de datum in waarop de contractregel van kracht dient te gaan Einddatum: Vul hier de datum in waarop de contractregel dient te eindigen. Indien er geen datum wordt ingevuld zal de contractregel oneindig doorlopen. Automatisch verlengen: Vink deze optie indien de contractregel door dient te lopen nadat de einddatum is verstreken.

Eventueel is het mogelijk om afwijkende voorwaarden in te stellen op orderregelniveau Open de orderegel en ga naar het tabblad Productie/tijdregistratie

Image Source: Hybrid SaaS

Begindatum: Indien het veld wordt leeg gelaten zal de datum op het hoofd tabblad worden overgenomen Einddatum: Indien het veld wordt leeg gelaten zal de datum op het hoofd tabblad worden overgenomen Automatisch verlengen: Vink deze optie indien de contractregel door dient te lopen nadat de einddatum is verstreken. Indien gewenst is het mogelijk om de de factor aan te passen. De factor is het aantal keer dat het item wordt uit gefactureerd gedurende de looptijd van het contract. Dit aantal wordt overigens niet gebruikt in het contract zelf.

Aantal van orderregel wordt als losse regels opgeslagen

Bij het importeren van een order in een contract zal het aantal van de orderregel als losse regels worden geïmporteerd onder het tabblad variabele looptijden. Op deze manier kan ieder product afzonderlijk worden beheert op begin- en einddatum.

Image Source: Hybrid SaaS

Product aanmerken als repeterende kosten (maandelijks terugkerende kosten)
Een product kan als eenmalige maar ook als repeterend worden aangemerkt. Geef op de productkaart aan of het product repeterend is door het vinkje aan te zetten.
Ga naar et tabblad Prijzen , zet het vinkje aan bij Repeterende kosten

Image Source: Hybrid SaaS

Indien deze functie is aangevinkt zal het product als eenmalige kosten worden toegevoegd op het contract.

Product uitsluiten om te importeren in een contract
Het is mogelijk om producten uit te sluiten om te importeren in een contract. Op deze manier blijven de producten op de order staan maar worden deze bij de import niet meegenomen naar het contact. Ga naar het tabblad Prijzen , zet het vinkje aan bij Niet importeren in contract

Image Source: Hybrid SaaS

Contractwaarden splitsen op aantal of prijs

Indien er gebroken tijdperiodes (maanden, kwartalen, jaren e.d.) worden gefactureerd kan de splitsing belangrijk zijn.

Image Source: Hybrid SaaS

Hieronder wordt een voorbeeld gegeven van een contract met 10 producten per maand, tegen een maandprijs van €25,-- . De facturatie vindt per kwartaal plaats.

Splitsen op aantal

Image Source: Hybrid SaaS

Indien er met bijvoorbeeld prepaidkaarten wordt gewerkt dienen er eenheden worden opgeboekt. In dit geval dient het aantal vermenigvuldigd met de interval zodat deze correct worden verwerkt.

Splitsen op prijs

Image Source: Hybrid SaaS

Bij het splitsen op prijs blijft het aantal handhaaft en wordt de prijs aangepast.

Generatiemomenten voor facturatie instellen

Het is mogelijk om de generatiemomenten voor de facturatie precies in te stellen zoals je dat zelf wilt. Hiervoor zijn drie variabelen nodig; Moment, Interval en Contractwaarde. Hieronder zijn een aantal voorbeeld gegeven van Facturatiemomenten ten opzichte van de contractwaarde.

Image Source: Hybrid SaaS

Hieronder zullen een aantal voorbeelden worden gegeven van de facturatiemomenten ten opzichte van de contractwaarde.

Contractwaarde per jaar - Facturatie per kwartaal

Image Source: Hybrid SaaS

Contractwaarde per maand - Facturatie per kwartaal

Image Source: Hybrid SaaS

Contractwaarde per week - Facturatie per 4 weken

Image Source: Hybrid SaaS

Facturen opmaken (genereren) vanuit contracten

Er zijn 3 verschillende methoden om facturen op te maken op basis van contracten.

Optie 1: Ga naar Contracten genereren, Selecteer de datum tot wanneer de contracten verwerkt dienen te worden, klik Verwerken

Image Source: Hybrid SaaS

Optie 2: Selecteer een of meerdere contracten in het contractoverzicht , klik op Genereren

Image Source: Hybrid SaaS

Optie 3: Open het contract, ga naar het tabblad Planning, selecteer de facturatiemomenten, klik op Opmaken

Image Source: Hybrid SaaS

In alle bovenstaande gevallen zal de factuur worden weergegeven bij Nieuwe facturen.

Heeft u een vraag?

Log in op uw account om uw tickets te kunnen inzien

Nog geen account? Vraag hem vandaag nog aan

Vraag inloggegevens aan