Commissiebeheer

Alle beschrijvingen over de module: Commissiebeheer kunt u hier vinden

Commissies instellen

Deze rubriek zal meer duidelijkheid te geven over het beheren van commissies met commissiebeheer van Hybrid SaaS. Synoniemen voor commissies zijn onder ander provisies, courtage en procura, Revshare management. In deze beschrijving zal voormalig het woord commissie worden gebruikt.

Om geen misverstanden te krijgen worden eerst enkele definities benoemd:

Revenu share
(variabele prijs) : Commissie op basis van een percentage van gerealiseerde omzet (facturen)

Voorbeeld:

• Product A €100,- (per maand)
• Percentage 15%
• Resultaat: 100 * 15% = €15,--

Lumpsum
(vastgestelde prijs): Commissie op basis van een percentage van orders. De som van alle orders maakt de contractwaarde. Lumpsum is het resultaat van de orderregeltotaal * looptijd * commissiepercentage.

Voorbeeld:

• Product A €100,- (per maand)
• Looptijd 24 maanden
• Percentage 15%
• Resultaat: 100 * 24 * 15% = €360,--

Afromen: Het uitrekenen, definitief maken en omzetten van commissies naar een commissie overzicht

Commissie sets aanmaken

In een commissie set wordt een verzameling met afspraken vastgelegd voor de berekening van commissies op facturen en orders. In de set wordt het percentage en de onderdelen waarop deze van toepassing zijn vastgelegd. Tevens kunnen hier targets (aantal verkochte units) worden vastgelegd waar de set betrekking op heeft.

Zoek vanuit het startmenu naar Commissie set Kies vervolgens Toevoegen

Image Source: Hybrid SaaS

Basisgegevens commissies invullen

Selecteer de juiste Grootboekrekening (GL-code)
Geef Omschrijving in
Kies het Gedrag waarop het percentage toegepast dient te worden:
• Revshare (Factuur)
• Lumpsum (Order)

Vul het commissiepercentage in

Image Source: Hybrid SaaS

Korting verdelen:
Indien er korting wordt gegeven aan de klant is het mogelijk deze korting te delen met de partner. Bij het invullen van een percentage zal een voorbeeldberekening worden weergegeven.

Target.
Bij Target kan het target percentage worden vastgelegd. Voorbeeld:

• Target 1000 stuks
• Min 35% max 80%
• Resultaat: vanaf 350 stuks t/m 800 stuks

Commissieregels toevoegen in commissie set

Klik op Toevoegen om commissieregels toe te voegen aan de set.

Image Source: Hybrid SaaS

Selecteer de onderdelen waarop het commissiepercentage toegepast dient te worden.

Image Source: Hybrid SaaS

Het is veelal niet mogelijk om meerdere onderdelen te selecteren in één afspraak. Indien een tweede onderdeel wordt gekozen zal de eerste selectie komen te vervallen. Veelal zal de commissie van toepassing zijn op een product, productsubgroep of productgroep.

Selecteer een klant bij "bedrijf selecteren" indien een speciale afspraak van toepassing is bij een specifieke klant.

Afwijkende voorwaarden instellen op regelniveau

Het is mogelijk om afwijkende voorwaarden te laten prevaleren boven de voorwaarden welke in de set zijn vastgelegd. De afwijkende voorwaarden zullen worden gebruikt bij de berekening van de commissie.

Image Source: Hybrid SaaS

Set koppelen aan de partner

Nadat set is aangemaakt dient deze aan de juiste partner(s) gekoppeld te worden. Bij iedere order en factuur welke wordt aangemaakt bij een relatie waarvan de partner accountmanagers is, zal de commissie op basis van de gekozen set worden uitgerekend.

Set toevoegen

Zoek vanuit het startmenu naar Leveranciers

Open de relatiekaart van de betreffende partner

Ga naar het tabblad Commissies
Klik op Toevoegen om een commissie set te selecteren

Image Source: Hybrid SaaS

Set definiëren

Selecteer de betreffende accountmanager (naam van de partner)

Selecteer de Commissie set
Selecteer de Startdatum en Einddatum welke is terug te vinden in de partnerovereenkomst

Image Source: Hybrid SaaS

Wachten op betaling: Indien deze optie is geselecteerd zal de commissie worden uitgekeerd wanneer de factuur door de klant is voldaan.

Gearchiveerd: Indien deze optie is geselecteerd zal de commissieafspraak op inactief worden gezet. De gekoppelde data zal worden bewaard.

Partner koppelen aan organisatie

De partner dient enkel commissie te ontvangen van organisaties welke onder zijn/haar account vallen. Door de partner als accountmanager aan een organisatie te koppelen zal de commissie over de facturen, gericht aan deze organisatie, worden toebedeeld aan de partner.

Ga naar de relatiekaart van de betreffende organisatie

Ga naar het tabblad Stamgegevens
Klik op Toevoegen en selecteer de partner
Klik vervolgens op de optie Commissie zodat er een vinkje bij commissie komt te staan

Image Source: Hybrid SaaS

Het vinkje bij commissie dient aan te staan om de commissie aan de juiste partner toe te bedelen.

Indien er meerdere accountmanagers zijn is het mogelijk om 1 accountmanager als primair aan te wijzen. Klik hiervoor op de optie Primair

Lumpsum instellingen op orders

Door middel van lumpsum kunnen commissies worden uitgerekend op basis van: Aantal * Prijs * Looptijd * Percentage.

Bij het aanmaken van een nieuwe order kunnen looptijden worden ingevuld. Door middel van de begin- en einddatum kan worden bepaald wat de looptijd is voor de berekening van de commissies.

Maak een nieuwe order aan
Vul de begin en einddatum in

Image Source: Hybrid SaaS

Indien een bestaand contract wordt gekoppeld zullen de looptijden uit het contract worden overgenomen.

Nog geen contract? Bij het selecteren van een contract is het ook mogelijk om direct een nieuwe aan te maken. Vul alvast de looptijden in zodat deze worden overgenomen op de order.

Indien gewenst is het mogelijk om de de factor aan te passen. De factor is het aantal keer dat het item wordt uit gefactureerd gedurende de looptijd van het contract. Dit aantal wordt overigens niet gebruikt in het contract zelf.

Let op dat bij het importeren de begindatum correct staat ingevuld. Deze begin datum zal worden gebruikt bij het aanmaken van de factuurregels.

De order kan worden geïmporteerd in een nieuw of bestaand contract.

Algemene informatie commissie

In deze rubriek zal o.a. worden beschreven hoe commissies aangepast en her berekend dienen te worden. Tevens zullen algemene zaken worden besproken voor optimaal gebruik van commissiebeheer.

Commissiepercentages aanpassen en her berekenen

Het is mogelijk om (reeds uitgekeerde) commissies te her berekenen op basis van aangepaste percentages.

Percentages aanpassen

Percentages en voorwaarden kunnen op een aantal verschillende manieren worden aangepast:

- Partner koppelen aan commissie set
- Commissie set percentage aanpassen
- Percentage op commissieregel aanpassen

Partner koppelen aan commissie set

Image Source: Hybrid SaaS

Commissie set percentage aanpassen

Image Source: Hybrid SaaS

Percentage op commissieregel aanpassen

Image Source: Hybrid SaaS

Her berekenen met aangepast percentages

Nadat het percentage is aangepast dienen de commissies her berekend te worden. Hiervoor zijn een aantal verschillende manieren:

- Her berekenen op factuur- en orderniveau
- Her berekenen op bulkniveau factuur en order
- Her berekenen vanuit commissieafspraak bij partner

Her berekenen op factuur- en orderniveau

Factuur

Image Source: Hybrid SaaS

Order

Image Source: Hybrid SaaS

Her berekenen op bulkniveau factuur en order

Ga naar nieuwe commissieafdracht. Klik op een van de koppelingen.

Image Source: Hybrid SaaS

Selecteer een of meerdere regels en klik op her berekenen.

Image Source: Hybrid SaaS

Her berekenen op commissie set niveau

Ga naar Commissie set, Selecteer één set en klik op een van de koppelingen.

Image Source: Hybrid SaaS

Selecteer een of meerdere regels en klik op her berekenen.

Image Source: Hybrid SaaS

Her berekenen vanuit commissieafspraak bij partner

Ga naar de commissieafspraken op de relatiekaart van de partner. Selecteer een commissieafspraak en kies voor Inzien.

Image Source: Hybrid SaaS

Selecteer een of meerdere regels en klik op her berekenen.

Image Source: Hybrid SaaS

Alle commissies in de geselecteerde facturen zullen worden her berekend indien deze zijn aangepast.

Facturen uitsluiten voor commissie

Het is mogelijk om facturen en orders uit te sluiten voor commissies. Hiervoor zijn een aantal manieren.
- Individueel uitsluiten per factuur of order
- Uitsluiten op bulkniveau

Individueel uitsluiten

Selecteer de hieronder weergegeven opties.
Factuur

Image Source: Hybrid SaaS

Order

Image Source: Hybrid SaaS

Uitsluiten op bulkniveau

Ga naar Nieuwe commissieafdracht. Klik op een van de actieknoppen.

Image Source: Hybrid SaaS

Selecteer een of meerdere regels en klik op her berekenen.

Image Source: Hybrid SaaS

Details commissieregel inzien

Selecteer een commissieregel en klik op Inzien om de details van de regel in te zien. Vanuit dit venster kan men naar de verschillende onderdelen.

Image Source: Hybrid SaaS

Indien de commissie wordt her berekend zal er een groen vinkje worden weergegeven. Wanneer de details worden ingezien zal worden weergegeven welke gebruiker en wanneer de actie is gedaan.

Image Source: Hybrid SaaS

Belangrijke weetjes

Commissie wordt pas aangeboden voor afroming indien de verkoopfactuur is goedgekeurd en verzonden.

Commissie is pas definitief indien de inkoopfactuur (lees: commissieoverzicht) minimaal is gefiatteerd door manager.

Overzicht van nieuwe commissies

Deze rubriek zal meer duidelijkheid geven over het controleren en uitkeren van commissies met commissiebeheer van Hybrid SaaS. Synoniemen voor commissies zijn onder ander provisies, courtage en procura, Revshare management. In deze beschrijving zal voormalig het woord “commissie” worden gebruikt.

Nieuwe commissieafdracht

Zoek vanuit het startmenu naar Nieuwe commissieafdracht Alle nieuwe commissies worden per partner, type en gedrag weergegeven.

Image Source: Hybrid SaaS

Van links naar rechts wordt de volgende data weergegeven.

-Leverancier: Naam van de partner
-Subtotaal: Subtotaal bedrag van alle factuur- of orderregels waar commissie over berekend is in deze periode
-Gem%: Gemiddelde commissiepercentage (commissiebedrag/subtotaal) in deze periode
-Commissie: Totale commissiebedrag in deze periode
-Commissietype: Het type commissie (dit kan handmatig worden ingesteld op de commissie set)
-Gedrag: Waarop is de commissie berekend (Orders of Facturen)
-Regels: Het aantal regels waarover de commissie is berekend in deze periode
-van: Datum van de eerste order of factuurregel waar nog geen commissie over uitbetaald is
-t/m: Datum van de laatste order of factuurregel waar nog geen commissie over uitbetaald is

In dit overzicht worden alle commissies weergeven welke nog niet verwerkt zijn. Reeds uitbetaalde commissies zijn terug te vinden bij de inkoopfacturen (commissieoverzichten) van de partner.

Bovenin wordt het onderstaande actielint weergegeven

Image Source: Hybrid SaaS

Van links naar rechts worden de volgende actieknoppen weergegeven.

-Vernieuwen: Data op het scherm verversen (let op hiermee worden de commissies niet opnieuw uitgerekend)
-Facturen: Alle facturen waarover commissie is berekend (Let op! enkel zichtbaar na selectie van commissieregel)
-Orders: Alle orders waarover commissie is berekend (Let op! enkel zichtbaar na selectie van commissieregel)
-Inkoop: Alle inkoopfacturen (commissieoverzichten) welke de status "Te verzenden" hebben
-Zonder commissie: Alle facturen waarover geen commissie is berekend
-Met commissie: Alle facturen waarover commissie is berekend
-Geen commissie: Alle facturen waarbij is gekozen om geen commissie uit te keren
-Afromen: Met deze knop is het mogelijk om de uitgerekende commissies om te zetten naar een commissieoverzicht (proforma inkoopfactuur) (Let op! enkel zichtbaar na selectie van commissieregel(s))

Commissie her berekenen en niet meer weergeven

Door op een van de onderstaande knoppen te klikken worden details weergegeven.

Image Source: Hybrid SaaS

Wanneer een of meerdere regels worden geselecteerd zullen de onderstaande actieknoppen worden weergegeven

Image Source: Hybrid SaaS

-Niet meer weergeven: Hiermee worden de betreffende facturen uitgesloten van commissies (de facturen zullen worden weergegeven bij "Geen commissie"
-Her berekenen commissies: Hiermee kunnen alle commissies worden her berekend van de geselecteerde regels.

Commissies afromen

Met de knopAfromenis het mogelijk om de berekende commissies binnen een bepaalde datumreeks om te zetten in een commissieoverzicht.

Image Source: Hybrid SaaS

Selecteer een of meerdere commissieregels Klik op de knop Afromen Het systeem vraagt om goedkeuring. Kies voor Ja Er verschijnt een venster ten behoeve van de datum reeks

Image Source: Hybrid SaaS

Automatisch: De commissie zal worden uitgerekend t/m de datum van vandaag

Afwijkend: Kies de datum t/m waar de commissie uitgerekend dient te worden en klik op de knop afwijkend

Commissieoverzicht

Na het verwerken van de commissie wordt er een commissieoverzicht aangemaakt in de vorm van een inkoopfactuur. De inkoopfacturen zijn te vinden bij de inkoopfacturen bij de partner of via het menu item te verzenden naar onderaannemer

Image Source: Hybrid SaaS

Indien de inkoopfactuur wordt verwijderd zal de berekening worden teruggedraaid en zal deze weer terug te vinden zijn bij Nieuwe commissieafdracht

Details commissieoverzicht inzien

Vanuit de inkoopfactuur (commissieoverzicht) is het mogelijk om de details in te zien. Wanneer Op scherm wordt gekozen is het mogelijk om het overzicht weer te geven via een voor gedefinieerd template in pdf-formaat.

Image Source: Hybrid SaaS

Regels inzien: Overzicht van alle van alle regels zal worden weergegeven

Factuur rapportage: Overzicht van alle factuurregels zal worden weergeven in .XLS-formaat.

Tevens is het mogelijk om de details per regel in te zien. Open hiervoor de factuurkaart en open de regel voor meer informatie.

Image Source: Hybrid SaaS

Commissieoverzicht versturen

Via de knop Per e-mail is het mogelijk om het commissieoverzicht per e-mail met een voor gedefinieerd template in pdf-formaat te verzenden naar de partner ter controle.

Image Source: Hybrid SaaS

Nadat het overzicht is verzonden zal deze terug te vinden zijn wachtend op factuur

Image Source: Hybrid SaaS

In dit stadium is de inkoopfactuur (commissieoverzicht) nog niet definitief. Nadat de inkoopfactuur door de partner is gefiatteerd dient deze goedgekeurd te worden. Open hiervoor de inkoopfactuur en klik op de groene vink bij goedkeuren Op deze manier is het commissieoverzicht definitief gemaakt en kan deze niet wijzigen.

Heeft u een vraag?

Nog geen account? Vraag hem vandaag nog aan