Commissies instellen
Deze rubriek zal meer duidelijkheid te geven over het beheren van commissies met commissiebeheer van Hybrid SaaS. Synoniemen voor commissies zijn onder ander provisies, courtage en procura, Revshare management. In deze beschrijving zal voormalig het woord commissie worden gebruikt.
Om geen misverstanden te krijgen worden eerst enkele definities benoemd:
Revenu share
(variabele prijs) : Commissie op basis van een percentage van gerealiseerde omzet (facturen)
Voorbeeld:
• Product A €100,- (per maand)
• Percentage 15%
• Resultaat: 100 * 15% = €15,--
Lumpsum
(vastgestelde prijs): Commissie op basis van een percentage van orders. De som van alle orders maakt de contractwaarde. Lumpsum is het resultaat van de orderregeltotaal * looptijd * commissiepercentage.
Voorbeeld:
• Product A €100,- (per maand)
• Looptijd 24 maanden
• Percentage 15%
• Resultaat: 100 * 24 * 15% = €360,--
Afromen: Het uitrekenen, definitief maken en omzetten van commissies naar een commissie overzicht
Commissie sets aanmaken
In een commissie set wordt een verzameling met afspraken vastgelegd voor de berekening van commissies op facturen en orders. In de set wordt het percentage en de onderdelen waarop deze van toepassing zijn vastgelegd. Tevens kunnen hier targets (aantal verkochte units) worden vastgelegd waar de set betrekking op heeft.
Zoek vanuit het startmenu naar Commissie set Kies vervolgens Toevoegen
Basisgegevens commissies invullen
Selecteer de juiste Grootboekrekening (GL-code)
Geef Omschrijving in
Kies het Gedrag waarop het percentage toegepast dient te worden:
• Revshare (Factuur)
• Lumpsum (Order)
Vul het commissiepercentage in
Korting verdelen:
Indien er korting wordt gegeven aan de klant is het mogelijk deze korting te delen met de partner. Bij het invullen van een percentage zal een voorbeeldberekening worden weergegeven.
Target.
Bij Target kan het target percentage worden vastgelegd. Voorbeeld:
• Target 1000 stuks
• Min 35% max 80%
• Resultaat: vanaf 350 stuks t/m 800 stuks
Commissieregels toevoegen in commissie set
Klik op Toevoegen om commissieregels toe te voegen aan de set.
Selecteer de onderdelen waarop het commissiepercentage toegepast dient te worden.
Het is veelal niet mogelijk om meerdere onderdelen te selecteren in één afspraak. Indien een tweede onderdeel wordt gekozen zal de eerste selectie komen te vervallen. Veelal zal de commissie van toepassing zijn op een product, productsubgroep of productgroep.
Selecteer een klant bij "bedrijf selecteren" indien een speciale afspraak van toepassing is bij een specifieke klant.
Afwijkende voorwaarden instellen op regelniveau
Het is mogelijk om afwijkende voorwaarden te laten prevaleren boven de voorwaarden welke in de set zijn vastgelegd. De afwijkende voorwaarden zullen worden gebruikt bij de berekening van de commissie.
Set koppelen aan de partner
Nadat set is aangemaakt dient deze aan de juiste partner(s) gekoppeld te worden. Bij iedere order en factuur welke wordt aangemaakt bij een relatie waarvan de partner accountmanagers is, zal de commissie op basis van de gekozen set worden uitgerekend.
Set toevoegen
Zoek vanuit het startmenu naar Leveranciers
Open de relatiekaart van de betreffende partner
Ga naar het tabblad Commissies
Klik op Toevoegen om een commissie set te selecteren
Set definiëren
Selecteer de betreffende accountmanager (naam van de partner)
Selecteer de Commissie set
Selecteer de Startdatum en Einddatum welke is terug te vinden in de partnerovereenkomst
Wachten op betaling: Indien deze optie is geselecteerd zal de commissie worden uitgekeerd wanneer de factuur door de klant is voldaan.
Gearchiveerd: Indien deze optie is geselecteerd zal de commissieafspraak op inactief worden gezet. De gekoppelde data zal worden bewaard.
Partner koppelen aan organisatie
De partner dient enkel commissie te ontvangen van organisaties welke onder zijn/haar account vallen. Door de partner als accountmanager aan een organisatie te koppelen zal de commissie over de facturen, gericht aan deze organisatie, worden toebedeeld aan de partner.
Ga naar de relatiekaart van de betreffende organisatie
Ga naar het tabblad Stamgegevens
Klik op Toevoegen en selecteer de partner
Klik vervolgens op de optie Commissie zodat er een vinkje bij commissie komt te staan
Het vinkje bij commissie dient aan te staan om de commissie aan de juiste partner toe te bedelen.
Indien er meerdere accountmanagers zijn is het mogelijk om 1 accountmanager als primair aan te wijzen. Klik hiervoor op de optie Primair
Lumpsum instellingen op orders
Door middel van lumpsum kunnen commissies worden uitgerekend op basis van: Aantal * Prijs * Looptijd * Percentage.
Bij het aanmaken van een nieuwe order kunnen looptijden worden ingevuld. Door middel van de begin- en einddatum kan worden bepaald wat de looptijd is voor de berekening van de commissies.
Maak een nieuwe order aan
Vul de begin en einddatum in
Indien een bestaand contract wordt gekoppeld zullen de looptijden uit het contract worden overgenomen.
Nog geen contract? Bij het selecteren van een contract is het ook mogelijk om direct een nieuwe aan te maken. Vul alvast de looptijden in zodat deze worden overgenomen op de order.
Indien gewenst is het mogelijk om de de factor aan te passen. De factor is het aantal keer dat het item wordt uit gefactureerd gedurende de looptijd van het contract. Dit aantal wordt overigens niet gebruikt in het contract zelf.
Let op dat bij het importeren de begindatum correct staat ingevuld. Deze begin datum zal worden gebruikt bij het aanmaken van de factuurregels.
De order kan worden geïmporteerd in een nieuw of bestaand contract.
Algemene informatie commissie
In deze rubriek zal o.a. worden beschreven hoe commissies aangepast en her berekend dienen te worden. Tevens zullen algemene zaken worden besproken voor optimaal gebruik van commissiebeheer.
Commissiepercentages aanpassen en her berekenen
Het is mogelijk om (reeds uitgekeerde) commissies te her berekenen op basis van aangepaste percentages.
Percentages aanpassen
Percentages en voorwaarden kunnen op een aantal verschillende manieren worden aangepast:
- Partner koppelen aan commissie set
- Commissie set percentage aanpassen
- Percentage op commissieregel aanpassen
Partner koppelen aan commissie set
Commissie set percentage aanpassen
Percentage op commissieregel aanpassen
Her berekenen met aangepast percentages
Nadat het percentage is aangepast dienen de commissies her berekend te worden. Hiervoor zijn een aantal verschillende manieren:
- Her berekenen op factuur- en orderniveau
- Her berekenen op bulkniveau factuur en order
- Her berekenen vanuit commissieafspraak bij partner
Her berekenen op factuur- en orderniveau
Factuur
Order
Her berekenen op bulkniveau factuur en order
Ga naar nieuwe commissieafdracht. Klik op een van de koppelingen.
Selecteer een of meerdere regels en klik op her berekenen.
Her berekenen op commissie set niveau
Ga naar Commissie set, Selecteer één set en klik op een van de koppelingen.
Selecteer een of meerdere regels en klik op her berekenen.
Her berekenen vanuit commissieafspraak bij partner
Ga naar de commissieafspraken op de relatiekaart van de partner. Selecteer een commissieafspraak en kies voor Inzien.
Selecteer een of meerdere regels en klik op her berekenen.
Alle commissies in de geselecteerde facturen zullen worden her berekend indien deze zijn aangepast.
Facturen uitsluiten voor commissie
Het is mogelijk om facturen en orders uit te sluiten voor commissies. Hiervoor zijn een aantal manieren.
- Individueel uitsluiten per factuur of order
- Uitsluiten op bulkniveau
Individueel uitsluiten
Selecteer de hieronder weergegeven opties.
Factuur
Order
Uitsluiten op bulkniveau
Ga naar Nieuwe commissieafdracht. Klik op een van de actieknoppen.
Selecteer een of meerdere regels en klik op her berekenen.
Details commissieregel inzien
Selecteer een commissieregel en klik op Inzien om de details van de regel in te zien. Vanuit dit venster kan men naar de verschillende onderdelen.
Indien de commissie wordt her berekend zal er een groen vinkje worden weergegeven. Wanneer de details worden ingezien zal worden weergegeven welke gebruiker en wanneer de actie is gedaan.
Belangrijke weetjes
Commissie wordt pas aangeboden voor afroming indien de verkoopfactuur is goedgekeurd en verzonden.
Commissie is pas definitief indien de inkoopfactuur (lees: commissieoverzicht) minimaal is gefiatteerd door manager.
Overzicht van nieuwe commissies
Deze rubriek zal meer duidelijkheid geven over het controleren en uitkeren van commissies met commissiebeheer van Hybrid SaaS. Synoniemen voor commissies zijn onder ander provisies, courtage en procura, Revshare management. In deze beschrijving zal voormalig het woord “commissie” worden gebruikt.
Nieuwe commissieafdracht
Zoek vanuit het startmenu naar Nieuwe commissieafdracht Alle nieuwe commissies worden per partner, type en gedrag weergegeven.
Van links naar rechts wordt de volgende data weergegeven.
-Leverancier: Naam van de partner
-Subtotaal: Subtotaal bedrag van alle factuur- of orderregels waar commissie over berekend is in deze periode
-Gem%: Gemiddelde commissiepercentage (commissiebedrag/subtotaal) in deze periode
-Commissie: Totale commissiebedrag in deze periode
-Commissietype: Het type commissie (dit kan handmatig worden ingesteld op de commissie set)
-Gedrag: Waarop is de commissie berekend (Orders of Facturen)
-Regels: Het aantal regels waarover de commissie is berekend in deze periode
-van: Datum van de eerste order of factuurregel waar nog geen commissie over uitbetaald is
-t/m: Datum van de laatste order of factuurregel waar nog geen commissie over uitbetaald is
In dit overzicht worden alle commissies weergeven welke nog niet verwerkt zijn. Reeds uitbetaalde commissies zijn terug te vinden bij de inkoopfacturen (commissieoverzichten) van de partner.
Bovenin wordt het onderstaande actielint weergegeven
Van links naar rechts worden de volgende actieknoppen weergegeven.
-Vernieuwen: Data op het scherm verversen (let op hiermee worden de commissies niet opnieuw uitgerekend)
-Facturen: Alle facturen waarover commissie is berekend (Let op! enkel zichtbaar na selectie van commissieregel)
-Orders: Alle orders waarover commissie is berekend (Let op! enkel zichtbaar na selectie van commissieregel)
-Inkoop: Alle inkoopfacturen (commissieoverzichten) welke de status "Te verzenden" hebben
-Zonder commissie: Alle facturen waarover geen commissie is berekend
-Met commissie: Alle facturen waarover commissie is berekend
-Geen commissie: Alle facturen waarbij is gekozen om geen commissie uit te keren
-Afromen: Met deze knop is het mogelijk om de uitgerekende commissies om te zetten naar een commissieoverzicht (proforma inkoopfactuur) (Let op! enkel zichtbaar na selectie van commissieregel(s))
Commissie her berekenen en niet meer weergeven
Door op een van de onderstaande knoppen te klikken worden details weergegeven.
Wanneer een of meerdere regels worden geselecteerd zullen de onderstaande actieknoppen worden weergegeven
-Niet meer weergeven: Hiermee worden de betreffende facturen uitgesloten van commissies (de facturen zullen worden weergegeven bij "Geen commissie"
-Her berekenen commissies: Hiermee kunnen alle commissies worden her berekend van de geselecteerde regels.
Commissies afromen
Met de knopAfromenis het mogelijk om de berekende commissies binnen een bepaalde datumreeks om te zetten in een commissieoverzicht.
Selecteer een of meerdere commissieregels Klik op de knop Afromen Het systeem vraagt om goedkeuring. Kies voor Ja Er verschijnt een venster ten behoeve van de datum reeks
Automatisch: De commissie zal worden uitgerekend t/m de datum van vandaag
Afwijkend: Kies de datum t/m waar de commissie uitgerekend dient te worden en klik op de knop afwijkend
Commissieoverzicht
Na het verwerken van de commissie wordt er een commissieoverzicht aangemaakt in de vorm van een inkoopfactuur. De inkoopfacturen zijn te vinden bij de inkoopfacturen bij de partner of via het menu item te verzenden naar onderaannemer
Indien de inkoopfactuur wordt verwijderd zal de berekening worden teruggedraaid en zal deze weer terug te vinden zijn bij Nieuwe commissieafdracht
Details commissieoverzicht inzien
Vanuit de inkoopfactuur (commissieoverzicht) is het mogelijk om de details in te zien. Wanneer Op scherm wordt gekozen is het mogelijk om het overzicht weer te geven via een voor gedefinieerd template in pdf-formaat.
Regels inzien: Overzicht van alle van alle regels zal worden weergegeven
Factuur rapportage: Overzicht van alle factuurregels zal worden weergeven in .XLS-formaat.
Tevens is het mogelijk om de details per regel in te zien. Open hiervoor de factuurkaart en open de regel voor meer informatie.
Commissieoverzicht versturen
Via de knop Per e-mail is het mogelijk om het commissieoverzicht per e-mail met een voor gedefinieerd template in pdf-formaat te verzenden naar de partner ter controle.
Nadat het overzicht is verzonden zal deze terug te vinden zijn wachtend op factuur
In dit stadium is de inkoopfactuur (commissieoverzicht) nog niet definitief. Nadat de inkoopfactuur door de partner is gefiatteerd dient deze goedgekeurd te worden. Open hiervoor de inkoopfactuur en klik op de groene vink bij goedkeuren Op deze manier is het commissieoverzicht definitief gemaakt en kan deze niet wijzigen.