Cloud

Alle beschrijvingen over de module: Cloud kunt u hier vinden

De werkbonnen

De werkbonnen:

Via de Cloud is het mogelijk om werkbonnen op locatie aan te maken, te verwerken, informatie bij te voegen, of juist alle informatie op te vragen. Werkbonnen kunnen door de planning al klaar gezet worden in het dashboard, zodat de buitendienst medewerkers weten waar ze naar toe moeten. In de Cloud zijn er 4 bakjes onder de werkbonnen hieronder wordt beschreven welke functies deze hebben.

Er kan verschil zijn met de hieronder getoonde afbeeldingen, de site waarop de Cloud draait past zich aan de telefoon, tablet of ander hardware waar het programma op draait aan, indien er weinig ruimte op het scherm is zal er informatie verborgen worden, of de informatie word uitbreid naar beneneden toe (de pagina zal langer worden)

Dasboard

Via het menu kan er gekozen worden voor Werkbonnen, daaronder zitten weer submenu's. Ook is het mogelijk om via andere bakjes bij de werkbonnen te kunnen komen, denk hierbij aan de relatie, daar zijn de projecten gekoppeld, en aan het project zitten de werkbonnen weer gekoppeld. Ook kan dit vanuit de projecten.

Indien er door de planning werkbonnen zijn klaar gezet voor de buitendienst medewerker ziet deze persoon dit op zijn dasboard, de gebruiker kan kiezen voor een overzicht per week of per dag. Door op de opdracht te klikken openend de werkbon direct en kan hij aangepast worden naar wens.

Image Source: Hybrid SaaS

Er zijn 3 soorten statussen waarin de bon kan zitten waardoor hij op het dasboard zichtbaar is

- Indien de kleur Groen is bevindt de bon zich in de status: Nieuw
- Indien de kleur Rood is bevindt de bon zich in de status: Opdracht bon
- Indien de kleur Blauw is bevindt de bon zich in de status: Afspraak gemaakt

Nieuwe opdrachten

Vanuit het bakje Nieuwe opdrachten, is het mogelijk om op locatie een werkbon aan te maken. Indien er nog bon in staan welke de status opdracht bon hebben zullen hier beschikbaar zijn.

Image Source: Hybrid SaaS

We kiezen nu voor de optie Toevoegen

Image Source: Hybrid SaaS

De lijst wat er nu getoond wordt kan wat lang zijn. Hier zullen alle projecten worden getoond. Doormiddel van de zoekfunctie is het mogelijk om te lijst te kunnen filteren, wat het zoeken makkelijker maakt.

Indien het gewenste project nog niet bestaat kan deze ook direct worden aangemaakt via de bovenste knoppen

We selecteren nu een al bestaande project. Het volgende scherm is het begin van de werkbon, hierin kan al wat informatie over de opdracht worden ingevuld

Image Source: Hybrid SaaS

Indien er wordt gekozen voor opslaan blijft de bon de status nieuwe opdrachten houden, de informatie van de omschrijving is dan zichtbaar in het overzicht

Image Source: Hybrid SaaS

Als de bon wordt doorgezet naar afspraak gemaakt komt hij is de volgende status terecht, indien er word gekozen voor in behandeling nemen zal de bon doorgezet worden naar in behandeling

Afspraak gemaakt

Indien er bonnen in de bak afspraak gemaakt staan kunnen deze op het moment van de afspraak worden geopend, deze bon kan nu verwerkt gaan worden.

Image Source: Hybrid SaaS

Vanuit de bak Afspraak gemaakt kan de bon verder worden ingevuld. Het volgende scherm wat zal worden getoond is de bon zoals hij in behandeling is.

Toekomstige opdrachten

Er kunnen door de backoffice werkbonnen worden klaargezet welke een datum in de toekomst hebben. Deze worden tot dat de datum is genaderd hier verborgen. Denk hierbij aan een opdracht wat over een half jaar pas gaat lopen, alle informatie is al wel te verzamelen en hij is op de planning te zien.

In behandeling

De bonnen welke in behandeling zijn zullen hier worden getoond. Hiervandaan kan hij verder ingevuld worden en worden verzonden naar de administratie.

Er zijn verschillende groepen waarmee je tijd en kosten kan toevoegen aan de werkbon, De uren groep staat vast deze kan qua naam niet aangepast worden. Wat in het voorbeeld als Materialen, Vuilafvoer en Machine gebruik en transport wordt vermeld zijn velden welke zelf gemaakt kunnen worden in Hybrid SaaS. Deze optie maakt het zoeken in de producten wat makkelijker.

De namen dienen door een Hybrid SaaS beheerder worden ingevuld, daarnaast worden deze aan een hoofdgroep gekoppeld. Door de producten aan deze hoofdgroep te koppelen kunnen ze onderverdeeld worden in deze groepen

Image Source: Hybrid SaaS

Gewerkte uren

Doormiddel van de eerste toevoegen knop kan er tijd worden geschreven op deze werkbon

Image Source: Hybrid SaaS

Er wordt standaard al een werktijd van begin 07:00 en eind 17:00 ingegeven. Deze is naar wens aan te passen. In het rood zal de totale duur worden getoond. De gebruiker welke is ingelogd zal worden weergegeven, Het is ook mogelijk om voor een andere collega tijd te schrijven. De registratie kan worden aangevuld met een opmerking, en de juiste werkcode dient te worden geselecteerd (denk hierbij aan of het een interne registratie bevat of een arbeidsloon registratie)

Na het opslaan keert het scherm weer terug naar het overzicht, Indien van toepassing kunnen er nog meer registraties worden gemaakt bijvoorbeeld op verschillende werkcodes of voor verschillende medewerkers.

In de Backoffice

Image Source: Hybrid SaaS

Kosten toevoegen

Ook kunnen er extra kosten worden gemaakt welke in rekening gebracht moeten worden. Zo kan er bijvoorbeeld alle planten welke zijn geplant worden toegevoegd. Maar er zou ook gedacht kunnen worden dat er extra zand nodig was dan wat berekend was. Doormiddel van materialen toe te voegen wordt alles genoteerd wat het gebruikt wordt bij de opdracht.

Image Source: Hybrid SaaS

Er wordt een pull Down getoond met de daarin behorende producten, (dit is door de backoffice ingegeven). Het is mogelijk om nog een opmerking bij te voegen aan het product. Na het opslaan keert het scherm weer terug naar het overzicht, (zie eronder vermeld) Indien van toepassing kunnen er nog meer kosten worden toegevoegd aan de werkbon.

In de Backoffice

Image Source: Hybrid SaaS

Versturen naar de administratie

Indien alles is ingevuld is de werkbon klaar, indien er nog andere gegevens ingevuld moeten worden kan er gekozen worden voor alleen opslaan. In de backoffice blijft de bon als nieuw staan, Pas na het aanvinken van de optie Versturen naar de administratie zal deze verder in het proces komen.

In de Backoffice

Image Source: Hybrid SaaS

Tijdregistraties

De tijdregistraties:

Via de Cloud is het mogelijk om tijdregistraties op locatie aan te maken, In de Cloud zijn er 2 bakjes onder de tijdregistraties hieronder wordt beschreven welke functies deze hebben.

Er kan verschil zijn met de hieronder getoonde afbeeldingen, de site waarop de Cloud draait past zich aan de telefoon, tablet of ander hardware waar het programma op draait aan, indien er weinig ruimte op het scherm is zal er informatie verborgen worden, of de informatie word uitbreid naar beneneden toe (de pagina zal langer worden)

Nieuwe registraties

Vanuit het bakje Nieuwe registraties, staat alle registraties in welke van de gebruiker zijn die ingelogd is welke nog niet goedgekeurd of doorgezet zijn.

Een nieuwe registratie maken

Doormiddel van de knop toevoegen kan er een registratie worden gemaakt. Er volgt vervolgens een scherm waar je alle gegevens kan invullen

Image Source: Hybrid SaaS

Invullen van de registratie

Het volgende scherm wordt getoond voor het aanmaken van een registratie:

Image Source: Hybrid SaaS

Na het opslaan van deze registratie zal deze bijgevoegd worden bij alle nieuwe registraties

Een bestaande registratie bewerkeN

Bij wens kunnen registraties hier aangepast worden. Door de regel in te zien kan deze bewerkt worden en opnieuw opgeslagen worden. Wanneer de registratie is goedgekeurd zal deze uit deze lijst verdwijnen.

Image Source: Hybrid SaaS

Afgekeurde registraties

Eventuele afgekeurde registraties worden hier weergegeven. Dit is meer ter informatie

Diverse weetjes

Installeren van de Cloud

Om met de Cloud versie te kunnen werken, dient er een link te worden opgeslagen op de telefoon. Deze link zal als volgt zijn: https://{bedrijfsnaam}.hybridsaas.com/Cloud

De gebruikersnaam en wachtwoord zijn gelijk aan de gegevens welke gebruikt worden om in te loggen in Hybrid SaaS.

Indien er een foutmelding komt voor het installeren van de Cloud, kan het zijn dat de bedrijfsnaam niet overeenkomt, Deze kan opgevraagd worden bij de Hybrid SaaS beheerder

Schrijfvlak:

Bij sommige vakken in de Cloud is er rechts onderin 2 kleine streepjes te zien, daarmee kan het venster groter worden gemaakt

Image Source: Hybrid SaaS

Selecteren van regels:

De hele Cloud is opgedeeld in regels, in alle klanten, projecten, werkbonnen enz.… wordt alles weergegeven in regels. Hoeveel informatie er wordt weergegeven ligt aan het formaat van de tablet of telefoon. Hoe groter het scherm hoe meer inhoud je zal zien.

De weergave via de computer is het weer anders dan op de telefoon, Zo heb je via de computer alle opties ook boven in het scherm staan, deze zijn op de telefoon niet beschikbaar. Dit is gedaan vanwege ruimtebesparing

Op de telefoon

Image Source: Hybrid SaaS

Op de computer

Image Source: Hybrid SaaS

Er kunnen op verschillend manieren regels geselecteerd worden, om te openen.

- Door de regel 1 keer aan te klikken zal deze geselecteerd worden
- Door er nogmaals 1 keer op te klikken zal er een pop-up komen
- In de pop-up zullen de acties worden getoond wat je met deze regel kan doen
- Door te dubbel klikken op de regel krijg je direct de pop-up met de acties

Op de telefoon

Image Source: Hybrid SaaS

Op de computer

Image Source: Hybrid SaaS

Heeft u een vraag?

Nog geen account? Vraag hem vandaag nog aan